Конфе-Греция

Турагенты – об организации деловых мероприятий на курортах Aldemar

Греция располагает прекрасными возможностями для проведения запоминающихся выездных конференций, сессий и форумов. О том, что предлагают курорты греческой сети Aldemar, рассказывают турагенты, имеющие большой опыт в организации крупных корпоративных событий.

Галина Выскуб, туристическое агентство «Аэролинк»:

При организации деловых мероприятий важно иметь надежного и сильного партнера. Такого, как гостиничная сеть Aldemar, представители которой всегда лояльны, мобильны и всегда идут навстречу пожеланиям заказчика. Впечатления от работы с ними только положительные!

Если говорить о подготовке крупных конференций и форумов за границей, то начинать ее лучше за полгода. Первым делом нужно выбрать отель, в котором будет проводиться мероприятие. В идеале туда хорошо бы и съездить, чтобы своими глазами увидеть все технические возможности. На Родосе могу порекомендовать Aldemar Paradise Mare: отель, отвечающий всем условиям, предъявляемым нашими заказчиками. Здесь отличные конференц-залы, которые легко трансформируются под любую аудиторию, и хорошая аппаратура. В отеле есть даже специальная служба, которая сопровождает все деловые мероприятия, помогая клиентам в настройке микрофонов, камер и проведении презентаций. Форс-мажор полностью исключен: сбоев в деловой программе благодаря слаженной работе гостиничных служб практически не бывает. Был опыт работы и с Aldemar Knossos Royal на Крите: выше всяких похвал!

При подготовке мероприятий особое внимание стоит уделить меню. Питание, как правило, заказываем на базе завтраков и ужинов, поскольку обеды участники предпочитают совмещать с бизнес-встречами. Ужины и кофе-брейки – неотъемлемая часть деловых мероприятий. Продумывается каждая канапушка! Приветственный ужин мы, как правило, организуем в отеле, в котором проживают участники. Нашим заказчикам очень нравится, что Aldemar дает возможность выбрать специальное меню. А вот завершающий гала-ужин традиционно делаем выездным и превращаем в целое событие. В Греции, к примеру, это вечера в традиционном стиле с развлекательной программой в местных тавернах. Впечатления незабываемые!

Что касается трансфера до места проведения деловых мероприятий, то мы традиционно стараемся отправить всех участников одним рейсом. Исключение составляют регионы. Из Екатеринбурга, к примеру, бывает удобнее лететь напрямую, чем делать транзит в Москве.

При подготовке мероприятий на несколько сотен человек неизбежны замены участников. Мой совет: относитесь к этому спокойно, но помните, что окончательные списки должны быть готовы максимум за неделю до начала события. Aldemar, впрочем, даже в случае форс-мажора идет навстречу: места для наших гостей всегда найдутся. Особо хочется отметить, что для руководителей и топов греческая сеть делает бесплатный апгрейд номеров. Селят их, как правило, подальше, чтобы руководство могло сохранить приватность.

Развлекательная программа для участников конференций продумывается заранее. Но случаются и приятные неожиданности. На одном из наших деловых мероприятий в Aldemar Paradise Mare заказчик спонтанно попросил провести караоке-турнир. Сотрудники отеля пошли навстречу – и всего за несколько дней подготовили прекрасную программу. Все было «по-взрослому»: вечер караоке превратился в настоящее соревнование! С жюри, тайным голосованием и приятными призами в виде бесплатных ночей в отелях сети.

Еще одно неоспоримое преимущество отелей Aldemar – это греческий климат. К примеру, ежегодно в октябре-ноябре мы занимаемся организацией конференций, в которых принимают участие крупнейшие нефтяные компании – «Лукойл», «Роснефть», «ТНК-BP» и другие. Эти заказчики часто выбирают Грецию и Aldemar именно за комфортные погодные условия в середине осени.

Словом, сотрудничество с греческой сетью Aldemar дарит только приятные эмоции. Если среди прочих вариантов наши заказчики выбирают один из отелей сети, то мы вздыхаем с облегчением: все будет организовано по высшему разряду!

Людмила Кириллова, Mouzenidis Group:

Сотрудничаю с Aldemar много лет и с уверенностью скажу, что отели сети готовы подстроиться под любые запросы корпоративных клиентов. Подбор площадки для проведения делового мероприятия начинается с выбора конференц-залов – это самое важное. Aldemar хорош тем, что может предоставить все необходимое для проведения конференций оборудование. Его не нужно заказывать дополнительно и беспокоиться об исправности. Есть даже проекторы любых размеров! Кроме того, в конференц-залах, как правило, красивая мебель, выдержанная в единой цветовой гамме и гармонирующая с интерьерами отеля. Это немаловажно: в итоге гости получают красивые фотографии с мероприятий.

Еще один плюс конференц-залов в Aldemar – возможность любой рассадки. К примеру, до обеда это «класс», а после – «театр». Особо отмечу, что работники отеля успевают переставить столы и стулья всего за пару часов: гости уходят на обед, а по возвращении видят преображенный зал.

А какие в Aldemar кофе-брейки! Наслаждаться кофе и вкуснейшими национальными закусками и сладостями можно на свежем воздухе и с потрясающим видом. То, что нужно во время сложных сессий, которые проводятся в закрытых помещениях. Кофе-брейки в Aldemar так нравятся нашим клиентам, что обычно они заказывают два в течение утра! Это удобно прежде всего курящим гостям.

Aldemar всегда отлично организует тимбилдинги. Наши клиенты, к примеру, обычно останавливают свой выбор на квестах, благо большая зеленая территория отелей позволяет. Один из особо востребованных сценариев – Древняя Греция, когда гости ищут артефакты по старинным картам. Бывает, устраиваем пляжные вечеринки, для чего организуем специальную зону с шатром. Это позволяет и не мешать остальным гостям отеля, и создать нашим клиентам комфортные условия.

Хочется отдельно отметить отель Aldemar Paradise Mare на Родосе. Он особенно любим нашими клиентами в том числе благодаря тому, что находится на первой линии. Плюс – здесь удобная площадка перед отелем: автобусы могут заезжать и выезжать, не мешая друг другу. Однажды у нас стояла задача в течение пары часов доставить из аэропорта и расселить 600 человек. Все прошло идеально! Автобусы отправлялись от здания аэровокзала по заполнении каждые 10 минут. Это позволяло и соблюсти тайминг, и избежать столпотворения на ресепшене отеля. Сотрудники Aldemar только успевали разместить новоприбывших, поприветствовать их фирменными коктейлями и разнести багаж, как прибывала новая группа. Что важно: карточки на гостей в Aldemar всегда заполняются заранее – и клиентам не нужно при заселении тратить время на бумаги.

Даже в крупных корпорациях есть сотрудники, которые не говорят или плохо владеют английским и другими языками. Им в Aldemar будет комфортно: во всех отелях сети есть русскоговорящие сотрудники, поэтому с коммуникацией проблем не возникнет.

Организация деловых мероприятий включает в себя и информирование гостей о регламенте конференций или симпозиумов. Общую программу традиционно объявляет гид по пути в гостиницу, а детальное расписание всех сессий и лекций на каждый день клиенты могут увидеть на доске рядом с ресепшеном и у себя в номере.

Добавлю, что проведение мероприятий в Греции отличается тем, что, помимо решения рабочих вопросов, гости успевают ощутить и эмоциональную вовлеченность. Aldemar справляется с этим на отлично! Ведь за пределами конференц-залов участников ждут гастрономические опыты, живописные пейзажи и интересная развлекательная программа. Если MICE, то только с Aldemar!